Neste artigo
- Situações em que várias ferramentas de colaboração coexistem
- Desafios de usar várias soluções colaborativas
- Soluções
- Conclusão
- FAQ
No mundo conectado de hoje, um número cada vez maior de profissionais (funcionários ou freelancers) usa ferramentas de colaboração como Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Mattermost e muitas outras.
Na maioria das vezes, essas ferramentas melhoram a comunicação em tempo real com colegas, clientes ou fornecedores.
"Infelizmente", alguns usuários acabam usando várias soluções de colaboração ao mesmo tempo: algumas ferramentas são adotadas por departamentos específicos, outras por determinados clientes...
Este artigo explora as diferentes situações em que é comum usar várias plataformas de colaboração, os desafios associados e soluções práticas para garantir uma comunicação e uma produtividade sem atritos.
Situações frequentes em que várias ferramentas de colaboração são usadas, como Slack e MS Teams.
- Comunicação interna vs. externa
O cenário mais comum para usar o Slack e o Teams ao mesmo tempo é quando o Microsoft Teams é adotado internamente como principal ferramenta de comunicação e colaboração, enquanto o Slack é usado na comunicação externa com parceiros, clientes ou fornecedores que preferem ou exigem o Slack. O inverso também acontece: o Slack é usado internamente e o Teams é exigido nas interações externas.
- Preferências por departamento
O segundo motivo mais comum para usar o Slack e o Teams na mesma empresa é a preferência de cada departamento e o alinhamento de ferramentas. Áreas como RH, contabilidade e diretoria costumam preferir o Microsoft Teams pela sua integração profunda com o Microsoft 365, que simplifica a gestão de documentos, o agendamento e a comunicação formal. Já as equipes de engenharia e marketing podem preferir o Slack pelo seu amplo ecossistema de apps, pelas mensagens em threads e pela flexibilidade, que se adaptam melhor a fluxos ágeis, integrações externas e colaboração em tempo real.
- Exigências de clientes/projetos
Outro motivo comum para usar o Slack e o Microsoft Teams em paralelo aparece em empresas que gerenciam vários projetos por cliente. Isso é especialmente frequente em setores como consultoria, auditoria, marketing, agências web e desenvolvimento de software, em que a colaboração com clientes e parceiros externos é essencial. Esses setores costumam trabalhar "por cliente/projeto" e precisam se adaptar às ferramentas de comunicação preferidas pelos seus clientes ou parceiros.
Assim, as empresas podem usar o Microsoft Teams internamente e adotar o Slack (ou vice-versa) para atender às exigências externas e garantir uma colaboração fluida.
- Fusões e aquisições
Em fusões e aquisições (M&A), é comum que as empresas envolvidas usem ferramentas de comunicação diferentes.
Com isso, os funcionários das duas organizações podem precisar usar o Slack e o Microsoft Teams ao mesmo tempo até que os sistemas de TI sejam alinhados e uma plataforma única seja escolhida. Esse ambiente com duas ferramentas ajuda a manter a comunicação e a colaboração entre as duas empresas durante o período de transição, que às vezes pode durar... para sempre.
- Preferências de uso
Uma situação muitas vezes subestimada, mas muito comum, é quando os funcionários usam ferramentas de colaboração diferentes conforme a finalidade. Por exemplo, o Teams pode ser o preferido para videoconferências, enquanto o Slack é usado para mensagens em grupo (com threads) ou alertas de TI por meio de bots/apps específicos.
Essa divisão de uso pode até virar uma diretriz oficial da empresa.
- Diferenças regionais
Empresas internacionais presentes em diferentes regiões também podem acabar usando várias ferramentas simultaneamente: Slack ou Teams conforme as preferências locais, os padrões de mercado ou ainda as regulamentações e exigências de compliance regionais.
- Comunicação paralela (shadow IT)
Um motivo não oficial para usar várias ferramentas de colaboração ao mesmo tempo, como Slack e Teams, é quando um funcionário prefere uma segunda ferramenta e a usa sem a aprovação oficial da empresa, por exemplo, acessando a versão web do Slack com um e-mail pessoal.
Isso pode acontecer por vários motivos: falta de permissão para adicionar contatos externos na solução "oficial", exigência de um cliente ou, às vezes, o cantinho secreto de um departamento ;).
Obviamente, esse tipo de comportamento pode gerar desafios de segurança, privacidade de dados e compliance, já que os departamentos de TI podem ter dificuldade para monitorar ou gerenciar essas ferramentas não oficiais.
De forma geral, usar várias ferramentas de comunicação como Slack e Teams ao mesmo tempo pode trazer diversas dificuldades.
Desafios de usar duas (ou mais!) soluções colaborativas como Slack e Microsoft Teams ao mesmo tempo
Assim como o número de apps de chat C2C não para de crescer (WhatsApp, Messenger, Viber, Instagram, Telegram e outros) para atender às diferentes preferências dos usuários, o universo B2B também enfrenta um número crescente de ferramentas, mas com desafios mais relevantes e complexos, que detalhamos a seguir.
- Comunicação fragmentada
O impacto mais evidente de usar várias ferramentas é que as conversas e os arquivos ficam espalhados entre plataformas como Slack e Teams, o que dificulta o acompanhamento de informações importantes.
Essa fragmentação costuma resultar em atualizações perdidas, esforços duplicados e confusão sobre onde encontrar recursos essenciais.
Em um ambiente de trabalho já cheio de demandas (ligações, e-mails, mensagens de texto, mensagens instantâneas pessoais e redes sociais), gerenciar várias ferramentas colaborativas pode pesar ainda mais na saúde mental.
- Troca de contexto
Alternar constantemente entre o Slack e o Teams e/ou outras plataformas colaborativas pode interromper fluxos de trabalho, reduzir o foco e causar fadiga cognitiva. Os funcionários podem perder tempo indo de uma plataforma para outra para encontrar informações, responder mensagens ou acompanhar várias threads.
Vários estudos foram feitos sobre o assunto. Veja algumas conclusões importantes:
-
Produtividade e eficiência
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Saúde mental
- Descontinuidade dos projetos
Quando várias ferramentas de chat são usadas ao longo de um projeto ou assunto, pode ser difícil para quem acabou de chegar entender tudo o que aconteceu. A situação se complica ainda mais se alguns participantes do projeto "fragmentado" não têm acesso a todas as ferramentas envolvidas, ou simplesmente não as usam. Resultado: as discussões ficam espalhadas, e fica difícil juntar as peças e ter uma visão completa.
- Mensagens atrasadas e perdidas
Uma desvantagem comum de usar várias ferramentas de colaboração, como Microsoft Teams e Slack, ao mesmo tempo é que as pessoas tendem a preferir uma delas e passar a maior parte do tempo nela. Com isso, a(s) outra(s) ferramenta(s) vira(m) "secundária(s)" e é(são) consultada(s) com menos frequência, o que pode atrasar a leitura das mensagens ou, pior ainda, fazer com que passem totalmente despercebidas.
- Panelinhas internas
Os funcionários naturalmente gravitam em torno da ferramenta que preferem, formando grupos informais ou "panelinhas" em torno da plataforma escolhida. Essa fragmentação cria silos de comunicação, em que os membros de um grupo interagem principalmente dentro da sua ferramenta, enquanto a interação com os usuários de outras ferramentas diminui. Com o tempo, essa separação pode reduzir a colaboração, gerar mal-entendidos ou fazer a empresa perder oportunidades de compartilhar ideias e novidades. No fim, o fluxo de informações se torna menos eficiente, e o senso de unidade da equipe ou da empresa pode se enfraquecer.
Soluções quando várias soluções colaborativas são usadas
Dependendo da situação, veja algumas soluções que podem ser consideradas:
- Defina diretrizes claras
Estabeleça diretrizes claras sobre qual plataforma usar para cada tipo de comunicação. Por exemplo, reserve o Teams para reuniões internas, colaboração em documentos e comunicados oficiais, e use o Slack para conversas informais ou para colaborar com clientes e parceiros externos.
- Personalize as notificações
Incentive os usuários a personalizar as configurações de notificação para priorizar os canais essenciais e silenciar os menos importantes. Adote uma política que limite mensagens redundantes nas duas plataformas e centralize os comunicados importantes em uma ferramenta principal.
- Escolha e oficialize uma única solução.
Uma solução teórica óbvia seria definir uma ferramenta oficial e garantir que só ela seja usada. Embora isso possa ajudar em algumas situações, depois de um processo de gestão da mudança nada simples, não resolve todos os cenários, principalmente os que envolvem exigências externas.
- Crie pontes entre os apps
Nas situações em que é "obrigatório" usar vários apps, é possível criar pontes entre as soluções para evitar os desafios listados acima. Este artigo sobre como conectar o Slack e o Teams apresenta algumas das soluções possíveis, mas a forma mais fácil de receber todas as suas mensagens do Teams no Slack, ou vice-versa, é, sem nenhuma surpresa ;), usar o convly!
O convly permite sincronizar workspaces externos do Slack e do Teams diretamente com a sua conta principal do Slack ou do Teams e escolher quais canais sincronizar.
Com o convly, você pode dizer adeus ao vaivém entre o Slack e o Teams o dia todo!
Conclusão
Usar várias ferramentas de colaboração, como Slack e Microsoft Teams, é cada vez mais comum, mas isso não precisa resultar em ineficiências ou falhas de comunicação. Ao enfrentar de forma proativa desafios como a comunicação fragmentada, a troca de contexto e os silos internos, as equipes conseguem manter a produtividade e a colaboração até nos ambientes mais complexos.
Soluções práticas, que vão desde definir diretrizes claras de uso e personalizar notificações até implementar ferramentas de integração como o convly, podem eliminar as barreiras entre as plataformas.
Ao adotar essas estratégias, as equipes podem simplificar seus fluxos de trabalho, tornar a comunicação mais coesa e manter o foco, atendendo às diferentes necessidades das equipes internas e dos parceiros externos. Com as medidas certas, um ambiente com várias ferramentas pode se tornar um trunfo que favorece a colaboração e aumenta a eficiência como um todo.